Erstatte Excel med et skreddersydd system

Når regnearket i praksis har blitt forretningssystemet

Mange virksomheter styrer viktige prosesser i regneark som har vokst over tid. Vi gjør regnearket om til et webbasert system med én felles database, faste regler, roller og historikk – uten at dere må gi opp det som fungerer i dag.

Les mer

Excel er et godt sted å begynne

Regneark er fleksible, alle kan bruke dem, og de lar dere komme i gang uten å vente på noen. Derfor starter mange gode prosesser nettopp i Excel.

Utfordringen kommer når flere skal jobbe i samme fil, når arket blir kritisk for driften, eller når bare én person egentlig forstår hvordan det henger sammen. Da er det ikke lenger et regneark – det er et forretningssystem uten de egenskapene et forretningssystem trenger.

Rapporter og tall på et skrivebord – utgangspunktet for et nytt system

Regnearket er det beste utgangspunktet vi kan få

Vi starter ikke med et blankt ark. Kolonnene, formlene og fanene dere har bygget opp, forteller oss hvilke data som finnes, hvilke regler som gjelder og hvem som gjør hva. Det blir datamodellen, forretningsreglene og rollene i det nye systemet.

Eksisterende data flyttes inn, slik at dere ikke begynner på nytt den dagen systemet tas i bruk.

Prototype først, så trinnvis utvikling

Dere får tidlig en klikkbar prototype som ligner det ferdige systemet, slik at vi snakker om noe konkret. Deretter bygger vi i små steg, og dere kan ta i bruk de første delene mens resten utvikles.

Les mer om veien fra prototype til plattform i drift.

Excel kan fortsatt være med

Mange vil fortsatt hente ut tall til Excel for egne analyser, og det er helt greit. Systemet kan eksportere data og lese inn filer der det er praktisk – forskjellen er at det er systemet, ikke filen, som er fasiten.

Skal dataene også flyte til regnskap, CRM eller andre systemer, se systemintegrasjoner og API-er.

Tegn på at dere har vokst ut av regnearket

Flere versjoner av samme fil sirkulerer på e-post og Teams, og ingen er helt sikre på hvilken som er riktig.
Én person forstår arket, og det blir et problem når vedkommende er borte.
Formler blir overskrevet, rader forsvinner, og feil oppdages først når noen etterspør tallene.
Dere taster de samme opplysningene inn både i arket og i andre systemer.
Det er ingen historikk over hvem som endret hva, og ingen måte å styre hvem som får se og endre hva.
Rapporter og oversikter krever manuelt arbeid hver gang.

Hva dere får i stedet

Én felles database som alle jobber i samtidig – i nettleseren, også på mobil.
Regler og kontroller som hindrer feil før de oppstår.
Innlogging, roller og tilgangsstyring, med full historikk på endringer.
Oversikter og rapporter som alltid er oppdatert.
En løsning vi drifter og videreutvikler sammen med dere over tid.

Vanlige spørsmål

Hva koster det å erstatte et regneark med et system?

Det avhenger av hvor mye regnearket gjør og hvor mange som skal bruke løsningen. En klikkbar prototype starter fra én times arbeid og gir et godt grunnlag for et prisoverslag. Les mer i Hva koster en skreddersydd løsning?

Hvor lang tid tar det?

En første versjon kan ofte tas i bruk etter noen uker, og resten bygges trinnvis. Se også Hvor lang tid tar et utviklingsprosjekt?

Hva skjer med dataene vi har i dag?

De flyttes inn i det nye systemet. Vi rydder og kontrollerer dem underveis, slik at dere starter med data dere kan stole på.

Kan vi fortsatt bruke Excel til analyser?

Ja. Systemet kan eksportere til Excel, og det kan lese inn filer der det er praktisk. Forskjellen er at systemet er fasiten, ikke en fil på noens maskin.

Vi bruker Access, ikke Excel. Gjelder dette oss også?

Ja, utfordringene er mye de samme. Se konvertering fra Access til SQL.

Bør vi heller kjøpe et standardsystem?

Noen ganger, ja. Finnes det et standardsystem som passer arbeidsprosessene deres godt, er det ofte riktig valg. Vi har skrevet om avveiningen i Skreddersøm vs hyllevare.

Har regnearket blitt for viktig til å være et regneark?

Send oss en beskrivelse av hva det brukes til, så tar vi en prat om hva et system kan gjøre for dere.

Book en behovsprat →

Har du et prosjekt du ønsker å diskutere?

Det kan være greit å starte med en helt uforpliktende samtale for å avklare om dette er noe vi kan se videre på i fellesskap.

Daglig leder
Richard Dawson Funke
tlf. 918 70 366
richard@dops.no

Richard Dawson Funke, daglig leder i DOPS