Hvordan innføre og ta i bruk nye IT-løsninger
Når du skal innføre et nytt IT-system i organisasjonen din, er det lurt å ha en god plan for implementeringen. Dette handler både om hvordan systemet skal utvikles og rulles ut, og hvordan du skal håndtere overgangen fra eksisterende løsninger og rutiner.
Om implementeringsstrategier
En implementeringsstrategi er din plan for hvordan du skal gå fra dagens situasjon til fremtidig ønsket tilstand med det nye systemet. Dette omfatter både utviklingen av løsningen og hvordan den skal tas i bruk.
Hvorfor?
En gjennomtenkt strategi er viktig fordi den:
- Gir deg mulighet til å høste gevinster tidlig i prosjektet
- Lar deg validere løsningen underveis og justere kursen ved behov
- Reduserer risiko gjennom tidlig tilbakemelding fra brukere
- Sikrer at organisasjonen kan opprettholde normal drift under implementeringen
Utviklingsstrategi og tidlig verdi
For utviklingsprosjekter bør du vurdere hvordan selve utviklingen kan støtte en vellykket implementering:
Modulbasert utvikling
- Del systemet inn i selvstendige moduler som kan utvikles og implementeres separat
- Prioriter moduler som gir rask returverdi (ROI)
- Start med moduler som er mindre komplekse men gir tydelig verdi
- La tidlige moduler validere tekniske valg og brukeropplevelse
Tidlig tilbakemelding og læring
- Implementer kritiske moduler tidlig for å avdekke potensielle problemer
- Bruk tilbakemeldinger til å justere både utviklings- og implementeringsplan
- Vurder om valgt løsning faktisk møter behovene før for mye er investert
- Gradvis bygg erfaring med teknologi og organisatoriske utfordringer
Gevinstrealisering (ROI)
- Identifiser moduler som kan gi rask ROI
- Start med funksjoner som løser konkrete, eksisterende problemer
- Mål og dokumenter effekter for å bygge momentum
- Bruk tidlige suksesser til å motivere videre implementering
Oversikt over implementeringsstrategier
Her er de vanligste overordnede strategiene for implementering av nye IT-systemer, med deres karakteristikker og når de passer best.
Fullstendig overgang
Big Bang-strategien innebærer en fullstendig overgang til det nye systemet på én gang. Dette er en modig tilnærming som kan være svært effektiv under de rette omstendighetene, men som også innebærer betydelig risiko.
| Strategi | Beskrivelse | Fordeler | Ulemper | Best egnet når |
|---|---|---|---|---|
| Big Bang | Hele løsningen implementeres samtidig for alle brukere | • Rask overgang • Mindre behov for parallelle systemer • Alle starter samtidig | • Høy risiko • Krevende for organisasjonen • Lite rom for justeringer | • Mindre systemer • God testdekning • Sterk prosjektorganisasjon |
Gradvis overgang
Gradvis overgang representerer en mer forsiktig og ofte mer fornuftig tilnærming. Her ser vi på strategier som gir mer kontroll og mindre risiko, men som typisk tar lengre tid å gjennomføre.
| Strategi | Beskrivelse | Fordeler | Ulemper | Best egnet når |
|---|---|---|---|---|
| Fasedelt implementering | Gradvis innføring i faser (geografisk/avdeling/funksjon) | • Lavere risiko • Mulighet for læring underveis • Mer håndterbar arbeidsmengde | • Tar lengre tid • Kan kreve parallelle systemer • Mer kompleks koordinering | • Store organisasjoner • Komplekse systemer • Ved geografisk spredte enheter |
| Parallell drift | Gammelt og nytt system kjører samtidig | • Trygg overgang • Mulighet for sammenligning • Backup hvis problemer | • Ressurskrevende • Kan skape forvirring • Dobbeltarbeid | • Kritiske systemer • Høye krav til sikkerhet • Kompleks datamigrering |
Oppsummert
Når vi skal ta i bruk eller utvikle nye IT-løsninger, er det lurt å tenke gjennom hvordan vi best kan gjøre det. Det finnes mange måter å gå fram på, og hva som passer best kommer an på både organisasjonen og løsningen.
For mindre løsninger med lav risiko kan vi ofte kjøre en 'Big Bang' (alt på én gang-strategi). For større og mer komplekse løsninger er det ofte lurt å innføre løsningen trinnvis - med en minimumsversjon så tidlig som mulig.
Uavhengig av metode bør du som kunde huske på noen viktige ting:
- Prioriter utvikling av de viktigste og mest nødvendige funksjonene først
- Test grundig og følg med under utviklingen
- Sørg for at relevante brukere / brukergrupper involveres så tidlig som mulig
- For kritiske systemer sørg for å ha reserveløsninger (nettproblemer e.l.)
Referanser
Kilder til mer informasjon om temaet:
| Referanse | Kilde | Link |
|---|---|---|
| Om implementeringsstrategier for IT løsninger | Wikipedia | https://en.wikipedia.org/wiki/Software_adoption |
| Big Bang | Wikipedia | https://en.wikipedia.org/wiki/Big_bang_adoption |
| Fasedelt implementering | Wikipedia | https://en.wikipedia.org/wiki/Phased_adoption |
| Parallell drift | Wikipedia | https://en.wikipedia.org/wiki/Parallel_adoption |