På bildet: Richard Dawson Funke, daglig leder i DOPS.
En kravspesifikasjon beskriver hva en ny løsning skal gjøre. Den brukes til å innhente tilbud, sammenligne leverandører og avklare forventninger. Den trenger ikke være lang, men den må være tydelig.
Dette bør en kravspesifikasjon inneholde
- Bakgrunn og mål. Hvorfor trenger dere løsningen, og hva skal den gjøre bedre enn i dag?
- Brukere og roller. Hvem skal bruke løsningen, og hva skal hver av dem kunne gjøre?
- Arbeidsflyter. De viktigste oppgavene, beskrevet steg for steg slik brukerne utfører dem.
- Funksjonelle krav. Hva løsningen skal kunne, gjerne prioritert som må, bør og kan.
- Integrasjoner. Hvilke systemer løsningen skal snakke med, for eksempel regnskap, CRM eller Altinn.
- Overordnede krav. Sikkerhet, personvern, universell utforming, ytelse, drift og hvor dataene skal lagres.
- Data og migrering. Hvilke data som finnes i dag, og hva som skal flyttes over.
- Rammer. Budsjett, tidsfrister og hvordan dere vil samarbeide.
Et kort eksempel
Slik kan et krav om en arbeidsflyt se ut:
Registrere en serviceordre
- Bruker: Servicetekniker
- Mål: Registrere utført arbeid hos kunden mens teknikeren er på stedet
- Steg: Teknikeren åpner dagens oppdrag på mobilen, fører timer og deler, tar bilde og får kundens signatur
- Etterpå: Ordren blir fakturagrunnlag i regnskapssystemet, og kunden får kvittering på e-post
- Prioritet: Må
Legg merke til at kravet beskriver hva brukeren skal oppnå, ikke hvordan skjermbildet skal se ut. Det gir leverandørene rom til å foreslå gode løsninger.
Vanlige feil
- Kravene beskriver dagens løsning, i stedet for det dere faktisk trenger
- Alt er like viktig, så ingenting er prioritert
- Integrasjoner og data glemmes, og blir de dyreste overraskelsene
- Dokumentet blir så langt at ingen leser det
Kravspesifikasjon og prototype
Et dokument er vanskelig å vurdere. Mange misforståelser oppdages først når brukerne ser løsningen. Derfor lønner det seg ofte å lage en klikkbar prototype i tillegg. Da kan alle klikke seg gjennom arbeidsflytene, og kravspesifikasjonen blir kortere og mer presis.«De beste kravene beskriver hva brukerne skal få gjort. Hvordan det løses, ser man best når man kan klikke på det.»
sier Richard Dawson Funke, daglig leder i DOPS.
Trenger dere hjelp? Vi utarbeider kravspesifikasjon og anbudsunderlag. Les også informasjon om analyse og kravspesifikasjon.