Medlemsportal koblet til medlemsregisteret

Medlemmet er en virksomhet – brukerne er personer

I en bransjeforening eller klynge er medlemmet som regel en bedrift. Men det er ansatte i bedriften som logger inn: daglig leder, en fagperson, noen i økonomi. En medlemsportal må derfor skille mellom medlemmet og personene som bruker portalen på vegne av det.

Det høres opplagt ut, men det er her mange løsninger glipper. Står bare én kontaktperson i medlemsregisteret, blir det én bruker per bedrift – og de andre ber om passordet hans. Legger sekretariatet inn brukerne for hånd, blir listen utdatert i det noen slutter.

I fagforeninger og idrettsorganisasjoner er bildet ofte motsatt: medlemmet er en person, men hører til et lag, en klubb eller en region. Uansett modell må portalen vite hvem som hører sammen, og hvem som har lov til å se hva. Det er utgangspunktet for alt det andre. Mange kaller løsningen Min side for medlemmer, men uten denne koblingen blir den bare en side til å vedlikeholde.

Bestem hvor sannheten om medlemmene ligger

Før portalen kobles på, må dere bestemme hvilket system som eier medlemsdataene. Ligger medlemmene både i regnskapet, et CRM og en e-postliste, finnes det tre versjoner av samme medlem. Portalen kan ikke løse det – den kan bare vise feilen tydeligere.

Vi anbefaler at medlemsregisteret er fasiten, og at portalen leser derfra. Endringer medlemmene gjør selv, som ny kontaktinformasjon, skrives tilbake til registeret i stedet for å bli liggende i portalen. Da har sekretariatet ett sted å forholde seg til.

Med AI i utviklingen er selve koblingen sjelden det tunge. En integrasjon mot et medlemssystem kan stå klar på dager. Det som krever arbeid, er å bli enige om hvilke felt som gjelder, og å rydde i dataene før de tas i bruk. Vi har skrevet mer om dette i Endelig snakker systemene dine sammen.

Innmelding, utmelding og ny kontaktperson

Den virkelige gevinsten kommer når portalen reagerer på endringer i registeret. Melder en bedrift seg inn, får de ansatte tilgang. Melder den seg ut, forsvinner tilgangen. Bytter en bedrift kontaktperson, flyttes administratorrollen uten at noen i sekretariatet må rydde.

Tenk gjennom de vanlige hendelsene på forhånd: Hva skjer når en person bytter jobb fra én medlemsbedrift til en annen? Skal tilgangen stoppe på dagen kontingenten forfaller, eller først når medlemskapet er avsluttet? Hvem hos medlemmet kan legge til kolleger selv?

Et godt grep er å skrive ned hendelsene som en enkel liste før noe bygges: hva utløser endringen, hvor registreres den, og hva skal skje i portalen etterpå. Listen blir samtidig testene vi bruker når koblingen settes opp.

Svarene er forretningsregler dere sannsynligvis har allerede, men som sjelden står skrevet ned. Når de er avklart, kan portalen følge dem automatisk. Det er den delen som sparer mest tid i sekretariatet, og som gjør at medlemsportalen faktisk holdes oppdatert.

Medlemskategorier og felles innlogging

De fleste organisasjoner har flere typer medlemskap: fullt medlem, assosiert, student, partner. Hver kategori gir tilgang til noe forskjellig. I portalen blir kategorien en rolle, og rollen styrer hva personen ser – databaser, statistikk, dokumenter eller rabatter.

Har organisasjonen flere tjenester, bør medlemmene logge inn én gang og få tilgang til alle. For Elektroforeningen laget vi en påloggingsportal der tilgangen til EFObasen og Statistikkdatabasen styres fra foreningens Microsoft Dynamics 365 CRM. Endres medlemskapet i CRM-et, endres tilgangen – se referansen.

Hold antallet roller nede. Det er fristende å lage en rolle for hvert unntak, men hver ny rolle er noe sekretariatet må forstå og vedlikeholde. Ofte holder det med kategoriene dere allerede har i registeret, pluss en administratorrolle hos hvert medlem.

Innloggingen setter vi opp i selve løsningen, eller vi bruker den innebygde påloggingen i Docly-plattformen, med totrinnsbekreftelse. Hvilken vei som passer, avhenger av hvem medlemmene er og hvilke andre tjenester de logger inn i.

Kontingent, påmelding og valg på samme sted

Når portalen vet hvem som er medlem, er det kort vei til resten av medlemsforholdet. Medlemmene kan se status på kontingenten, laste ned fakturaer og oppdatere kontaktinformasjonen selv. Det fjerner mange av e-postene sekretariatet får hver uke. Selve faktureringen blir liggende i økonomisystemet – portalen viser bare det som allerede står der.

Arrangementer og kurs passer også her. Medlemmene melder seg på med sin egen innlogging, og medlemspris gis av seg selv. Skal påmeldingen også være åpen for andre enn medlemmer, se påmeldingsportal. Deltakerlistene kan uansett hentes rett fra portalen, med medlemskapet synlig for arrangøren.

Valg og avstemninger er det tydeligste eksemplet på at registeret må stemme. Bare den som har stemmerett, skal kunne stemme – og bare én gang. For Arbeidsløshetskassen for ledere i Sverige leverte vi, sammen med IT Konsulterna Norden AB, en løsning for stemmegivning på nett ved valg til generalforsamlingen – se referansen.

Start med en prototype medlemmene kan klikke i

Medlemsportaler blir ofte for store på papiret. Vi starter derfor med en klikkbar prototype: noen få skjermbilder med ekte medlemskategorier og de tjenestene medlemmene faktisk bruker. Styret og sekretariatet kan klikke seg gjennom og si hva som mangler før resten bygges. Ofte er det først her det blir synlig hvilke medlemskategorier som egentlig trengs, og hvilke som bare står i registeret av gammel vane.

Derfra kobler vi på medlemsregisteret og tar portalen i bruk med det viktigste først. Nye tjenester legges til etter hvert som bruken viser hva som trengs. For klyngen NCMT bygde vi en samarbeidsplattform med søk og matching for over 100 medlemsbedrifter, lansert i mars 2024 – se referansen.

Personvern hører med fra første skisse. Portalen viser personopplysninger om medlemmene, og dere må vite hvem som ser hva, og hvorfor. Det er lettere å avklare på en prototype enn i en ferdig løsning. Hvordan vi jobber fra første skisse til drift, står i fra prototype til plattform i drift.