Når SaaS-abonnementene blir dyrere enn et eget system

SaaS – programvare du leier som en tjeneste – har gjort det enkelt å ta i bruk gode verktøy. Du betaler per bruker per måned, og leverandøren tar seg av drift, oppdateringer og sikkerhet. For svært mange oppgaver er det det riktige valget.

Men etter noen år har mange virksomheter et titall abonnementer som til sammen koster mer enn de aner, og som ikke helt snakker sammen. Da er det verdt å regne på det.

Når SaaS er riktig

For alt som er standardisert – e-post, regnskap, lønn, dokumentlagring – er SaaS nesten alltid riktig. Det er moden teknologi, andre vedlikeholder den, og det gir lite igjen å bygge selv. Vi har skrevet mer om avveiningen i Skreddersøm vs hyllevare.

Hvor kostnadene sniker seg inn

• Lisenser per bruker vokser med hver ny ansatt, også for dem som bare trenger å se litt informasjon.
• Overlappende verktøy – flere tjenester som gjør deler av det samme, fordi hver avdeling har valgt sitt.
• Tilleggsmoduler og integrasjonsverktøy som trengs for at tjenestene skal henge sammen.
• Manuelt arbeid med å flytte data mellom systemene, og med å rette feil som oppstår underveis.
• Prisøkninger du ikke styrer, og som er vanskelige å komme unna når dataene ligger hos leverandøren.

Slik regner du på det

Sammenlign totalkostnaden over tre til fem år, ikke bare månedsprisen:

• Med SaaS: lisenser × antall brukere × antall år, pluss tilleggsmoduler, integrasjoner og timene som går med til manuelt arbeid.
• Med eget system: utvikling, pluss drift og videreutvikling hvert år.

Regnestykket blir sjelden entydig for hele virksomheten. Men det viser ofte tydelig hvor et eget system lønner seg – typisk der mange brukere trenger noe enkelt, eller der arbeidsprosessen er det som skiller dere fra andre.

Det er ikke enten–eller

Som oftest er den beste løsningen en kombinasjon: behold standardtjenestene der de fungerer, og bygg det som er spesielt for dere – koblet sammen med resten. Et eget forretningssystem eller kundesystem kan hente data fra regnskapet og andre tjenester, slik at alle jobber ett sted. Se systemintegrasjoner og API-er, skreddersydde forretningssystemer og skreddersydd CRM.

Dataene er et eget argument

Med SaaS ligger dataene hos leverandøren. Med et eget system er de deres, og dere bestemmer hvor de lagres og hvordan de brukes. For mange er det like viktig som prisen. Se Hvem eier koden?

Et enkelt første steg

Lag en liste over abonnementene dere betaler for, hvor mange som bruker dem, og hva de brukes til. Se etter overlapp og dobbeltarbeid. Da har dere et godt grunnlag for å vurdere om noe bør samles i et eget system – og en klikkbar prototype kan vise hvordan det kan se ut. Se Hva koster en skreddersydd løsning?