En frivillighetsportal er stedet der frivillige melder seg, velger vakter og får beskjed om det de trenger å vite. For den som organiserer, er det oversikten over hvem som stiller, når, hvor og med hvilken kompetanse. Mange kaller det en frivilligportal eller en vaktliste for frivillige – det handler om å erstatte regneark, e-posttråder og telefonrunder med ett sted alle kan forholde seg til.
Frivillige må ikke bruke portalen. Derfor må portalen være enklere å bruke enn alternativet – og det er ofte en melding i en chattegruppe. Det viktigste er at det går raskt å melde seg, bytte vakt og se hva som gjelder.
Hva en frivillighetsportal brukes til
Behovene varierer fra et idrettslag med faste dugnader til en festival med hundrevis av vakter. Dette er de vanligste delene.
Registrering av frivillige
Frivillige melder seg selv, med kontaktinformasjon, ønsker, tilgjengelighet og hva de kan bidra med.
Vaktlister og vaktbytte
Vaktene legges ut, de frivillige velger selv, og bytter seg imellom innenfor reglene dere setter.
Kompetanse og attester
Kurs, sertifikater og politiattest registreres, så bare de som er kvalifisert kan ta vakter som krever det.
Beskjeder og påminnelser
Informasjon før vakten, endringer underveis og påminnelser – sendt til dem det gjelder.
Oppmøte og timer
Hvem møtte, og hvor mye innsats ble lagt ned. Nyttig for å takke, fordele goder og rapportere til støttegivere.
Team og ansvarlige
Frivillige samles i team med en leder som ser sitt team, uten tilgang til alle andre.
Frivilligportal for idrettslag, organisasjoner og festivaler
Et idrettslag trenger ofte faste dugnader og kiosk- og arrangementsvakter fordelt på foreldre, med oversikt per lag. En humanitær organisasjon trenger kompetanse og attester på plass før noen settes inn. En festival trenger mange vakter på kort tid, med akkreditering, mat og overnatting knyttet til vaktene.
Grunnmuren er den samme: registrering, roller, vakter og kommunikasjon. Det er reglene rundt – hvem som kan ta hvilke vakter, og hva som følger med – som gjør at en ferdig vaktplanlegger ofte ikke strekker til. Er medlemskap en del av bildet, kan frivillighetsdelen bygges inn i en medlemsportal.
Det som får frivillige til å bruke portalen
- Kort vei til å melde seg. Få felt, og resten kan fylles ut senere.
- Selvbetjening på vakter. Å velge og bytte vakt selv sparer koordinatoren for de fleste telefonene.
- Laget for mobilen. Portalen virker i nettleseren på telefonen, uten egen app.
- Beskjeder som treffer. Den som har vakt i morgen, trenger andre beskjeder enn den som har meldt seg for første gang.
Personopplysninger og tilgang
Vi setter opp påloggingen i selve løsningen, eller bruker den innebygde påloggingen i Docly-plattformen, med totrinnsbekreftelse. En frivillighetsportal inneholder personopplysninger – kontaktinformasjon, tilgjengelighet og i noen tilfeller attester. Rollene sørger for at en teamleder ser sitt team, og at bare de som må, ser opplysninger om kompetanse og attester. Hva som skal lagres, og hvor lenge, avklarer vi med dere.
Slik bygger vi frivillighetsportalen
01
Kartlegging
Hvem er de frivillige, hvordan fordeles vaktene i dag, og hvor går det mest tid for dem som organiserer?
02
Første versjon
Registrering, vakter og beskjeder. Tatt i bruk til neste arrangement eller dugnad.
03
Bygges videre fortløpende
Kompetanse, attester, team, oppmøte og rapporter i den rekkefølgen dere har bruk for.
04
Koblet til resten
Medlemsregister, billettsystem eller økonomisystem kobles på der det sparer dobbeltarbeid – ikke før.
Se også påmeldingsportal for arrangementer og alle portaltypene.
Vanlige spørsmål om frivillighetsportaler
Hva er en frivillighetsportal?
Et sted på nett der frivillige melder seg, velger vakter og får beskjeder, og der organisasjonen har oversikt over hvem som stiller, når og med hvilken kompetanse.
Kan frivillige bytte vakter selv?
Ja. Vaktbytte kan skje direkte mellom de frivillige, innenfor regler dere bestemmer – for eksempel at vakter som krever kurs bare kan byttes med noen som har det.
Må de frivillige laste ned en app?
Nei. Portalen virker i nettleseren på mobil, nettbrett og PC.
Hva koster en frivillighetsportal?
Vaktlogikken er det som koster: regler for bytte, krav til kompetanse og attester per vakt, og påminnelser. Frivillighetsportalene vi kan lage, ligger fra noen titusen kroner til flere millioner. Hva koster en skreddersydd løsning? forklarer hva som trekker opp.
Vurderer dere en frivillighetsportal?
Fortell hvor mange frivillige dere har og hvordan vaktene fordeles i dag, så viser vi hva portalen kan ta over.
Book en behovsprat →