En medlemsportal er et innlogget område der medlemmene i en forening, klynge eller bransjeorganisasjon finner det medlemskapet gir dem tilgang til. Det kan være fagdatabaser, statistikk, dokumenter, arrangementer, avstemninger eller et sted å finne andre medlemmer å samarbeide med. Mange kaller det «medlemssider» eller «Min side for medlemmer» – funksjonen er den samme.
Det som skiller en medlemsportal fra en kundeportal, er at tilgangen følger medlemskapet. Når en virksomhet melder seg inn, skal de ansatte få tilgang. Når den melder seg ut, skal tilgangen forsvinne. Det er den koblingen som ofte mangler i dag, og som gjør at sekretariatet bruker tid på å legge til og fjerne brukere for hånd.
Hva en medlemsportal brukes til
Innholdet avhenger av hva organisasjonen tilbyr medlemmene. Dette er de vanligste bruksområdene vi ser.
Tilgang til medlemstjenester
Databaser, statistikk og verktøy som bare medlemmer skal ha tilgang til, samlet bak én innlogging.
Medlemskap og kontingent
Medlemmene ser status, fakturaer og kontaktinformasjon, og oppdaterer kontaktinformasjonen selv.
Samarbeid mellom medlemmer
Søk og matching som hjelper medlemmene å finne hverandre, dele kunnskap og starte prosjekter.
Valg og avstemninger
Sikker stemmegivning på nett, for eksempel ved valg av representanter til generalforsamlingen.
Arrangementer og påmelding
Kurs, møter og konferanser med påmelding, deltakerlister og oppfølging.
Dokumenter og informasjon
Standarder, veiledere, referater og nyheter som bare gjelder medlemmene.
Tilgang som følger medlemskapet
I de fleste organisasjoner er medlemmet en virksomhet, men det er personer som logger inn. Portalen må derfor vite hvilke personer som hører til hvilket medlem, og hva medlemskapet gir tilgang til. Den informasjonen ligger som regel allerede i medlemsregisteret eller CRM-systemet. Når portalen henter den derfra, oppdateres tilgangen av seg selv når et medlemskap starter, endres eller avsluttes.
Vi setter opp påloggingen i selve løsningen, eller bruker den innebygde påloggingen i Docly-plattformen, med totrinnsbekreftelse. Har organisasjonen flere tjenester, kan medlemmene logge inn én gang og få tilgang til alle – slik vi har gjort for Elektroforeningen.
Fallgruver i en medlemsportal
Den vanligste fallgruven er å bygge portalen før det er klart hvem som eier medlemsdataene. Står medlemmene både i et regneark, et regnskapssystem og en e-postliste, må det bestemmes hvor sannheten ligger før portalen kobles på. Ellers ender dere med tre versjoner av samme medlem.
Den andre er å lage en portal som bare inneholder informasjon. Medlemmene logger inn når de må, ikke fordi de vil. Portalen blir brukt når den gir dem noe de ikke får andre steder – en database, et verktøy, eller kontakt med andre medlemmer.
Slik bygger vi medlemsportalen
01
Medlemsmodellen
Hvem er medlemmer, hvem logger inn på deres vegne, og hva gir de ulike medlemskapene tilgang til?
02
Kobling til medlemsregisteret
Portalen henter medlemmer og tilganger fra systemet dere allerede bruker. Når medlemskapet endres der, endres tilgangen i portalen av seg selv.
03
Tjenestene medlemmene bruker mest
Vi starter med det medlemmene faktisk logger inn for, og tar portalen i bruk tidlig.
04
Bygges videre fortløpende
Nye tjenester, arrangementer og samarbeidsfunksjoner legges til etter hvert som bruken viser hva som trengs.
Løsninger for medlemsorganisasjoner vi har laget
Elektroforeningen (EFO)
For Elektroforeningen har vi laget en påloggingsportal der medlemmer og kunder får felles innlogging til EFObasen og Statistikkdatabasen. Hvem som har tilgang til hva, styres fra foreningens Microsoft Dynamics 365 CRM.
Les referansen
NCMT – InSirkOm
Digital samarbeidsplattform for de over 100 medlemmene i klyngen for plast- og komposittindustrien, med søk og matching. Vi laget spesifikasjon og design og utviklet løsningen, som ble lansert i mars 2024.
Les referansen
Arbeidsløshetskassen for ledere i Sverige
Løsning for sikker stemmegivning på nett ved valg av representanter til den årlige generalforsamlingen, levert i samarbeid med IT Konsulterna Norden AB.
Les referansen
Har organisasjonen også leverandører eller samarbeidspartnere som skal inn i samme løsning, se leverandørportal og B2B- og forhandlerportal. Alle portaltypene finner du i oversikten over portaler.
Vanlige spørsmål om medlemsportaler
Hva er en medlemsportal?
En medlemsportal er et innlogget område der medlemmene i en forening eller organisasjon får tilgang til tjenestene, dokumentene og informasjonen medlemskapet gir. Tilgangen styres av hvilket medlemskap den enkelte hører til.
Kan medlemsportalen kobles til medlemsregisteret vi har?
Som regel ja. Portalen henter medlemmer og tilganger fra systemet dere allerede bruker, slik at tilgangen oppdateres av seg selv når et medlemskap endres. For Elektroforeningen styres tilgangen fra CRM-systemet.
Kan flere personer i samme medlemsbedrift logge inn?
Ja. Portalen kan skille mellom medlemmet, som ofte er en virksomhet, og personene som logger inn på vegne av den. Hver person får sin egen innlogging og ser det medlemskapet og rollen gir tilgang til.
Hva koster en medlemsportal?
Antall medlemstjenester bak innloggingen, og hvordan tilgangen skal styres fra medlemsregisteret, betyr mest. Prosjektene våre ligger fra noen titusen kroner til flere millioner – les Hva koster en skreddersydd løsning?
Vurderer dere en medlemsportal?
Fortell hva medlemskapet gir tilgang til og hvor medlemsregisteret ligger, så sier vi hvordan portalen kan styre tilgangen for dere.
Book en behovsprat →