En ansattportal er et innlogget område der medarbeiderne finner det som gjelder jobben deres: nyheter, rutiner, skjema, dokumenter og de interne verktøyene de bruker hver dag. Mange kaller det intranett, internportal eller medarbeiderportal. Poenget er det samme – én inngang, og hver ansatt ser det rollen gir tilgang til.
Vi bygger ansattportalen rundt arbeidsflyten deres og henter data fra systemene dere allerede har. Da slipper de ansatte å lete i e-post, delte mapper og fem ulike innlogginger for å finne en prosedyre eller levere et skjema.
Hva en ansattportal samler
Innholdet i en god ansattportal speiler det de ansatte faktisk spør om og gjør. Typiske moduler:
Nyheter og beskjeder
Intern nyhetsformidling med målretting per avdeling, lokasjon eller rolle, slik at hver ansatt ser det som angår dem.
Rutiner og prosedyrer
Oppdaterte prosedyrer og håndbøker ett sted, med versjoner og kvittering for at de er lest der det kreves.
Skjema og små apper
Egenmelding, avviksmelding, bestilling av utstyr og andre skjema som i dag går på papir eller e-post.
Data fra fagsystemene
Vaktlister, ordre, prosjekter eller produksjonsstatus hentet fra systemene dere bruker, vist der de ansatte allerede er.
Oppgaver og godkjenning
Arbeidsflyt der en søknad, en innkjøpsforespørsel eller et avvik går videre til riktig person og blir fulgt opp.
Flere selskaper og språk
Konsern med datterselskaper kan ha felles grunnmur med eget innhold, egne rettigheter og eget språk per selskap.
SharePoint eller skreddersydd ansattportal?
Har dere Microsoft 365, har dere allerede SharePoint, og for mange holder det. Trenger dere dokumentdeling, nyheter og et felles område for ansatte som alle sitter med Microsoft-lisens, er det ofte det riktige valget. Vi sier fra hvis vi mener det.
En skreddersydd ansattportal lønner seg når intranettet skal gjøre mer enn å vise dokumenter: når det skal hente data fra fagsystemer, styre egne arbeidsflyter, eller nå ansatte som ikke har Microsoft-lisens – for eksempel folk i felt, på lager eller i produksjon, som bare trenger mobilen for å se vaktlisten eller sende en egenmelding. Da er det arbeidsflyten, ikke dokumentlageret, som er kjernen.
Innlogging og tilgang i intranettet
Vi setter opp påloggingen i selve løsningen, eller bruker den innebygde påloggingen i Docly-plattformen, med totrinnsbekreftelse. Hvilken vei som passer, avhenger av hvem de ansatte er og hvilke systemer de allerede logger inn i.
Tilgangen styres av roller. En avdelingsleder ser sine ansatte og godkjenner deres skjema, HR ser det HR trenger, og en ansatt i et datterselskap ser innholdet for sitt selskap.
Slik bygger vi ansattportalen
01
Kartlegging
Hva spør de ansatte om, hvilke skjema går på papir eller e-post, og hvilke systemer ligger dataene i?
02
Første versjon
Innlogging, roller og de modulene som sparer mest tid. Portalen tas i bruk med ekte innhold med én gang.
03
Bygges videre fortløpende
Egenmelding, avviksskjema, bestillinger og andre små interne apper kommer til én etter én – der de ansatte i dag bruker papir eller e-post.
04
Drift og videreutvikling
Nye selskaper i konsernet, nye rutiner og nye fagsystemer kobles på uten at portalen må bygges om.
Intranett vi har laget
Malthe Winje Gruppen
Portalsider for konsernet og flere av datterselskapene, på flere språk. I tillegg et nettbasert intranett for intern nyhetsformidling og samhandling, med flere små apper som forenkler hverdagen for de ansatte – blant annet egenmelding og interne prosedyrer.
Les referansen
Ansattportalen bygger på samme grunnmur som de andre portalene vi lager. Se også kundeportal og søknads- og saksbehandlingsportal, eller alle portaltypene.
Hva koster en ansattportal?
Et intranett med nyheter og dokumenter er en avgrenset jobb. Det som gjør en ansattportal større, er antallet fagsystemer den henter data fra og hvor mange egne skjema og arbeidsflyter den skal ha. Prosjektene våre spenner fra noen titusen kroner til flere millioner – les om prisdriverne i Hva koster en skreddersydd løsning?
Vanlige spørsmål om ansattportal og intranett
Hva er forskjellen på en ansattportal og et intranett?
Ordene brukes om hverandre. Intranett brukes ofte om nyheter og dokumenter, mens en ansattportal også gir tilgang til skjema, arbeidsflyt og data fra fagsystemer. Vi bygger begge deler, og ofte i samme løsning.
Bør vi bruke SharePoint i stedet?
Ofte, hvis behovet er dokumentdeling og nyheter og alle ansatte har Microsoft-lisens. Se vurderingen over.
Kan ansatte uten PC bruke medarbeiderportalen?
Ja. Portalen virker i nettleseren på mobil og nettbrett, slik at ansatte i felt, på lager eller i produksjon kan se det som gjelder dem og sende skjema derfra.
Kan intranettet kobles til systemene vi bruker i dag?
Som regel ja – for eksempel personalsystem, turnus, timeføring eller kvalitetssystem. Koden som kobler dem til portalen, skriver vi i stor grad med AI, og den er ofte ferdig på dager. Mer om å koble systemer i Endelig snakker systemene dine sammen.
Vurderer dere en ansattportal?
Fortell hvor mange ansatte det gjelder, hvor mange som jobber uten PC, og hvilke skjema som går på papir i dag. Da ser vi om en egen portal eller SharePoint er riktig for dere.
Book en behovsprat →