En bookingportal lar kunder, medlemmer eller ansatte se hva som er ledig og reservere selv – enten det er maskiner, utstyr, lokaler, kjøretøy eller timer hos en fagperson. Den kan også hete bookingsystem, reservasjonsløsning, utleieportal eller bestillingsportal. Felles for dem er at kalenderen og reglene for hva som kan bookes, bor på ett sted.
Standard bookingsystemer passer godt når alle bookinger ser like ut. Vi bygger bookingportaler for dem som har egne regler: ulike priser per kunde, utstyr som må klargjøres mellom hver utleie, flere avdelinger som deler på samme ressurser, eller bookinger som må godkjennes før de er bekreftet.
Hva en bookingportal håndterer
- Oversikt over ledige ressurser, per lokasjon, kategori eller avdeling
- Reservasjon, endring og avbestilling direkte i portalen
- Egne regler for minimum og maksimum leietid, klargjøring mellom bookinger og hvem som kan booke hva
- Priser per kunde eller avtale, og grunnlag for fakturering
- Bekreftelser og påminnelser, og godkjenning der det trengs
- Interne visninger for dem som klargjør, leverer og tar imot utstyret
Hvor mye av dette som hører hjemme i første versjon, avhenger av hva som i dag skjer på telefon og e-post.
Bookingsystem eller skreddersydd utleieportal?
Det finnes mange ferdige bookingsystemer for timer og enkle ressurser. Er behovet en kalender der kundene velger et ledig tidspunkt, er det ofte det riktige valget, og vi sier fra hvis vi mener det.
En skreddersydd bookingportal lønner seg når reservasjonen er en del av en større arbeidsflyt: når utstyret skal ut fra ett av flere lagre, når prisen avhenger av kundeavtalen, når bookingen skal videre til fakturering eller logistikk, eller når dere har egne rutiner som et standardprodukt ikke kan følge. Da er det rutinene, ikke kalenderen, som er det vanskelige.
Koblet til lager, kunder og fakturering
En reservasjonsløsning henger nesten alltid sammen med andre systemer: kunderegisteret, lageret, økonomisystemet. Vi henter dataene derfra, slik at det som er ledig i portalen, er det som faktisk er ledig, og slik at en booking ikke må føres to ganger.
Mye av integrasjonskoden mot kunderegister, lager og økonomi skrives nå med AI, og det er sjelden koblingen som avgjør når portalen kan tas i bruk. Se Endelig snakker systemene dine sammen.
Innlogging og roller
Noen bookingportaler er åpne for alle, andre krever innlogging for å se priser eller booke. Vi setter opp påloggingen i selve løsningen, eller bruker den innebygde påloggingen i Docly-plattformen, med totrinnsbekreftelse. Rollene avgjør hvem som kan booke hva, hvem som godkjenner, og hva de ansatte på hver avdeling ser.
Slik bygger vi bookingportalen
01
Kartlegging av regler
Hva kan bookes, av hvem, på hvilke vilkår – og hva skjer mellom to bookinger? Reglene er grunnlaget for alt annet.
02
Første versjon
Oversikt over ledige ressurser, reservasjon og bekreftelse, med data fra systemene deres. Den tas i bruk med én gang.
03
Bygges videre fortløpende
Priser per avtale, godkjenning, fakturagrunnlag og flere lokasjoner legges til i den rekkefølgen bruken viser.
04
Drift og videreutvikling
Vi kan ta den tekniske driften, slik at portalen er tilgjengelig når kundene vil booke.
Utleieløsning vi har laget
BAS Maskinutleie
BAS Maskinutleie leier ut maskiner og utstyr til bygg- og anleggsprosjekter fra 11 avdelinger rundt om i Norge. Vi har levert en løsning for utleie og reservering av maskiner, skreddersydd for deres rutiner, og har ansvaret for teknisk drift av web og utleieløsning.
Les referansen
Bookingportalen bygger på samme grunnmur som de andre portalene vi lager. Se også kundeportal og B2B- og forhandlerportal, eller alle portaltypene.
Hva koster en bookingportal?
Prisen styres av reglene: hvem som kan booke hva, hvordan prisen regnes ut per kundeavtale, og hva som skal skje når utstyret kommer tilbake. Flere lokasjoner og ressurstyper gir mer arbeid, men sjelden like mye som reglene. Bookingløsningene vi lager, spenner fra noen titusen kroner til flere millioner – les Hva koster en skreddersydd løsning?
Vanlige spørsmål om bookingportaler
Hva er forskjellen på et bookingsystem og en bookingportal?
Ordene brukes om hverandre. Vi bruker bookingportal om en løsning der kundene logger inn, ser det som gjelder dem – priser, tidligere bookinger og avtaler – og reserverer selv.
Kan utleieportalen håndtere flere lokasjoner?
Ja. Ressursene kan knyttes til avdeling eller lager, og hver avdeling kan se og håndtere sine egne bookinger, mens kundene ser det som er ledig der de vil hente.
Kan bookingene gå rett til fakturering?
Som regel ja. Portalen kan lage fakturagrunnlag ut fra booking og kundeavtale, og sende det videre til økonomisystemet deres.
Når lønner det seg å bygge en egen reservasjonsløsning?
Når bookingen er en del av en større arbeidsflyt – med egne priser, klargjøring, flere lagre eller godkjenning – som et ferdig bookingsystem ikke kan følge. Er behovet en enkel kalender, anbefaler vi ofte et ferdig produkt.
Vurderer dere en bookingportal?
Fortell hva som skal bookes, hvem som booker og hvilke regler som gjelder. Da vurderer vi også om et ferdig bookingsystem passer bedre.
Book en behovsprat →