En prosjektportal er en felles arbeidsflate for alle som deltar i et prosjekt – byggherre, rådgivere, entreprenør og underentreprenører. Her ligger dokumenter og tegninger, her meldes avvik og endringer, og her ser partene hvor prosjektet står. I byggebransjen kalles det ofte en byggeportal eller et prosjekthotell.
Utfordringen i prosjekter er at mange virksomheter skal samarbeide i en periode, med hver sine systemer. Uten et felles sted havner informasjonen i e-post, delte mapper og telefonsamtaler, og det er uklart hvilken versjon som gjelder. En prosjektportal gir én sannhet for alle parter.
Hva en prosjektportal brukes til
Innholdet følger prosjektets faser og aktører. Dette er de vanligste behovene.
Dokumenter og tegninger
Ett sted for siste versjon, med historikk og oversikt over hvem som har lastet opp og lest hva.
Avvik og endringer
Avvik meldes med bilde og plassering, fordeles til ansvarlig og følges til de er lukket.
Fremdrift og milepæler
Status per del av prosjektet, synlig for dem som trenger det.
Befaring og sjekklister
Sjekklister på mobil ute på byggeplassen, med resultatet rett inn i portalen.
Beskjeder og varsler
Informasjon til alle, til ett fag eller til én aktør – med kvittering for at den er lest.
Overlevering
Dokumentasjon samles underveis, så overleveringen til byggherre eller drift ikke blir et eget prosjekt.
Tilgang per aktør og per prosjekt
I en prosjektportal skal ikke alle se alt. Underentreprenøren trenger tegningene for sitt fag, byggherren trenger oversikt over fremdrift og avvik, og økonomien skal bare de som har ansvar for den se. Tilgangen følger prosjektet: når en aktør er ferdig, skal tilgangen avsluttes.
Vi setter opp påloggingen i selve løsningen, eller bruker den innebygde påloggingen i Docly-plattformen, med totrinnsbekreftelse. Eksterne aktører får egne brukere uten at de må inn i deres interne systemer.
Byggeportal eller ferdig prosjekthotell?
Det finnes gode ferdige prosjekthotell, og for mange prosjekter er de det riktige valget. En skreddersydd byggeportal lønner seg når dere har egne arbeidsflyter som gir konkurransefortrinn, når dataene skal inn i egne systemer for kalkyle, innkjøp eller drift, eller når dere vil gi kunden en egen inngang med egen grafisk profil.
Koblingen mot kalkyle-, innkjøps- og driftssystemer skriver vi i stor grad med AI. AI kan også gjøre deler av jobben i portalen: sortere og merke dokumenter, oppsummere avvik og lage utkast til rapporter.
Det som får en prosjektportal til å bli brukt
En prosjektportal virker bare hvis alle bruker den. Den vanligste grunnen til at den ikke blir brukt, er at det er raskere å sende en e-post. Derfor må de vanligste handlingene – laste opp en tegning, melde et avvik, sjekke siste versjon – gå raskere i portalen enn utenfor, også fra mobilen på byggeplassen.
Det andre er varslene. For mange varsler blir ignorert, for få gjør at viktige endringer går upåaktet hen. Vi setter opp varsler per rolle og fag, slik at hver aktør får beskjed om det som angår dem – og ikke noe annet.
Slik bygger vi prosjektportalen
01
Kartlegging
Hvilke aktører deltar, hva må de dele, og hvor oppstår misforståelsene i dag?
02
Første versjon
Innlogging per aktør, dokumenter og avvik. Tas i bruk i et reelt prosjekt med én gang.
03
Bygges videre fortløpende
Fremdrift, sjekklister, overlevering og kobling til egne systemer.
04
Drift og videreutvikling
Hvert nytt prosjekt får portalen fra første dag, og erfaringene fra forrige prosjekt tas med inn.
Tilgangsstyringen mellom aktørene og flyten for avvik og endringer driver prisen i en prosjektportal – dokumentlagring alene er enkel. Prosjektene våre ligger fra noen titusen kroner til flere millioner; mer i Hva koster en skreddersydd løsning?
Se også leverandørportal og dokumentportal, eller alle typene under portaler og portalløsninger.
Vanlige spørsmål om prosjektportaler
Hva er en prosjektportal?
En prosjektportal er en felles arbeidsflate der alle parter i et prosjekt deler dokumenter, tegninger, avvik og fremdrift, med tilgang tilpasset hver aktør.
Hva er forskjellen på en byggeportal og et prosjekthotell?
Ordene brukes ofte om det samme, men et prosjekthotell er som regel et ferdig produkt, mens en byggeportal kan skreddersys rundt deres arbeidsflyt og systemer.
Kan underentreprenører bruke portalen uten tilgang til våre systemer?
Ja. Eksterne aktører får egne brukere i portalen og ser bare det som gjelder deres del av prosjektet.
Kan prosjektportalen brukes på byggeplassen?
Ja. Avvik, bilder og sjekklister kan registreres på mobil og nettbrett ute på plassen.
Vurderer dere en prosjektportal?
Fortell hvilke aktører som skal samarbeide og hva de i dag sender hverandre på e-post, så foreslår vi hva prosjektportalen bør ta først.
Book en behovsprat →