Kundeportal

En kundeportal er et innlogget område der kundene selv finner det som gjelder dem: ordre, fakturaer, avtaler, dokumenter, saker og status. Mange kaller det «Min side». Andre kaller det en selvbetjeningsportal. Poenget er det samme: kunden logger inn og ser det som gjelder egen kundekonto – ikke mer, ikke mindre.

Vi bygger portalen rundt deres arbeidsflyt og kobler den til systemene dere allerede har. Da slipper dere å tilpasse virksomheten til et standardprodukt, og kundene slipper å ringe eller sende e-post for å få svar på det de kunne sett selv.

Hva kundene kan gjøre selv

Verdien i en kundeportal ligger i henvendelsene som forsvinner. «Hvor er bestillingen min?» og «kan dere sende fakturaen på nytt?» er spørsmål portalen svarer på uten at noen hos dere må gjøre noe. Typisk innhold:

• Status på ordre, leveranser og saker, hentet direkte fra systemene deres
• Fakturaer, kvitteringer og ordrehistorikk til nedlasting
• Avtaler, sertifikater, dokumentasjon og andre dokumenter som gjelder kunden
• Bestilling, gjenbestilling, booking og påmelding
• Endring av kontaktinformasjon, brukere og tilganger i egen virksomhet
• Meldinger og saker, med historikk begge veier

Hva som bør med, avhenger av hva kundene faktisk spør om i dag. Det er et godt sted å starte kartleggingen. For bestillingsflyt og ordrestatus har vi skrevet mer i Slik velger du riktig bestillingsløsning.

Kundeportal for privatkunder og for bedrifter

En kundeportal for privatpersoner er gjerne en «Min side»: én person, én konto, egne ordre, avtaler og fakturaer. For bedriftskunder er det mer å tenke på. Hver kundevirksomhet har flere brukere med ulike behov, og en administrator hos kunden bør kunne legge til og fjerne kolleger selv.

Handler portalen mest om bestilling, priser og avtaler med forhandlere og bedriftskunder, er det en B2B-portal. Er brukerne medlemmer eller leverandører, se medlemsportal og leverandørportal. Alle portaltypene står samlet under portaler og portalløsninger.

Innlogging og tilgang

Innloggingen er det første brukeren møter, og det viktigste å få riktig. Vi setter opp påloggingen i selve løsningen, eller bruker den innebygde påloggingen i Docly-plattformen, med totrinnsbekreftelse. Hvilken vei som passer, avhenger av hvem brukerne er og hvilke systemer de allerede logger inn i.

Tilgangen styres av roller. En kunde ser sin egen virksomhet, en administrator hos kunden kan legge til kolleger, og saksbehandlerne hos dere ser det de trenger for å gjøre jobben. For Elektroforeningen laget vi felles innlogging der tilgangen til to fagdatabaser styres fra CRM-systemet – se referansen.

Koblet til systemene dere har

En portal er bare så god som dataene den viser. Nesten alltid ligger dataene allerede et annet sted – i ERP, CRM, regnskap, lager eller et fagsystem. Vi henter dem derfra, slik at ingen må føre det samme to ganger, og slik at kunden ser det samme som dere.

Integrasjoner var tidligere det tyngste i et portalprosjekt. I dag lager vi mye av koden med AI-assistanse, og en integrasjon kan stå klar på dager. Les mer om hvordan vi samler data fra flere systemer i Endelig snakker systemene dine sammen.

Kjøpe ferdig eller bygge selv?

Mange CRM- og ERP-systemer har en portalmodul, og det finnes egne portalprodukter. Passer arbeidsflyten deres inn i det produktet er laget for, er det ofte det riktige valget. Vi sier fra hvis vi mener det.

Skreddersøm lønner seg når portalen må hente data fra flere systemer, når arbeidsflyten er det som skiller dere fra konkurrentene, eller når lisenskostnaden per bruker vokser raskere enn nytten. Vi har skrevet mer om vurderingen i Når skreddersøm slår hyllevare.

Hva koster en kundeportal?

Prisen bestemmes av fire ting: hvor mange systemer portalen skal hente data fra, hvor mange roller og brukergrupper den skal ha, hvor mye brukerne skal kunne gjøre (se eller også endre), og om eksisterende data skal flyttes inn.

Våre prosjekter spenner fra noen titusen kroner for en avgrenset løsning til flere millioner for store systemer. Med AI i utviklingen går en større del av budsjettet til det som er unikt for dere, og mindre til standardarbeid – se Hva koster en skreddersydd løsning? Etter en behovsprat kan vi gi et konkret anslag.

Slik bygger vi portalen

AI i portalen

En portal samler mye av det en AI-assistent trenger: produktinformasjon, avtaler, rutiner og tidligere saker. Med det som grunnlag kan assistenten svare brukerne ut fra deres egen dokumentasjon, oppsummere lange saker og lage utkast til svar som saksbehandleren godkjenner.

Vi anbefaler å bygge portalen først og legge til AI der det finnes nok innhold å bygge på. Er salg hovedformålet, se salgsportaler med AI.

Kundeportaler vi har laget

Flere eksempler på portaler står på oversiktssiden.

Vanlige spørsmål om kundeportaler

Hva er forskjellen på en kundeportal og en nettside?

Nettsiden er lik for alle som besøker den. Kundeportalen krever innlogging og viser informasjon som gjelder den enkelte kunden – egne ordre, fakturaer og saker.

Er en kundeportal og en selvbetjeningsportal det samme?

I praksis ja. Begge ordene beskriver et innlogget område der kunden ordner egne saker uten å kontakte kundeservice. «Selvbetjeningsportal» brukes ofte når vekten ligger på det kunden kan gjøre selv, «kundeportal» når det også handler om innsyn og dokumenter.

Hva er en «Min side»?

Det er et vanlig navn på en kundeportal, særlig når kundene er privatpersoner. Funksjonen er den samme: et innlogget område der kunden ser og ordner sine egne ting.

Hvor raskt kan en kundeportal tas i bruk?

Første versjon kan tas i bruk tidlig. Med AI i utviklingen er innlogging, roller og integrasjoner raskt på plass, og portalen bygges videre mens kundene bruker den.

Kan portalen kobles til systemene vi bruker i dag?

Som regel ja. ERP, CRM og regnskapssystemer har nesten alltid en måte å utveksle data på, og koblingen til portalen skriver vi i stor grad med AI.

Hvem drifter portalen etter lansering?

Vi kan ta drift og forvaltning, med overvåking, oppdateringer og videreutvikling. Se drift og forvaltning.