En leverandørportal er et innlogget område der leverandører og samarbeidspartnere leverer informasjon til dere – i fast struktur, i stedet for i e-post og regneark. Det kan være rapporter om utført arbeid, produktdata, sertifikater, tilbud eller grunnlag for fakturering og godtgjørelse. Portalen snur retningen fra en kundeportal: det er ikke dere som viser fram data, det er leverandørene som leverer dem inn.
Gevinsten ligger i det som skjer etterpå. Når dataene kommer inn strukturert, kan de kontrolleres med en gang, brukes i beregninger og sendes videre til rapportering uten at noen må skrive dem av.
Hva leverandørportalen brukes til
De fleste leverandørportaler løser én av disse oppgavene, og vokser derfra.
Innrapportering
Underleverandører og partnere registrerer utført arbeid, mengder og hendelser direkte i portalen.
Produktdata
Leverandører legger inn og vedlikeholder produktinformasjon i en felles database, med kontroll av kvaliteten.
Beregning og oppgjør
Godtgjørelser, gebyrer og fakturagrunnlag regnes ut fra det som er rapportert, etter reglene deres.
Dokumentasjon og sertifikater
Avtaler, sertifikater og dokumentasjon samles med utløpsdatoer og påminnelser.
Tilbud og innkjøp
Forespørsler sendes ut og tilbud kommer inn i samme struktur, så de kan sammenlignes.
Rapportering videre
Dataene som kommer inn, brukes direkte i rapporter til ledelse, eiere eller myndigheter.
Kontroll der dataene kommer inn
Den store forskjellen fra e-post og regneark er at portalen kan sjekke det som registreres, mens leverandøren fortsatt sitter med det. Mangler et felt, er en mengde urimelig eller et produkt feil klassifisert, får leverandøren beskjed med en gang – ikke først når noen hos dere oppdager det i etterkant.
For produktdata kan AI gjøre mer av denne kontrollen. I EFObasen har vi utviklet AI-moduler som validerer og forbedrer produktdata, slik at kvaliteten holdes på tvers av tusenvis av produkter.
Fallgruver i en leverandørportal
Leverandørene har ingen plikt til å like portalen deres. Blir registreringen mer tungvint enn å sende en e-post, fortsetter de med e-post. Det viktigste designvalget er derfor å gjøre innleveringen enkel for den som leverer – ikke bare nyttig for den som mottar.
Den andre fallgruven er regler som bare finnes i hodet til en saksbehandler. Hvordan godtgjørelsen beregnes, hva som godkjennes automatisk og hva som må sjekkes manuelt, må skrives ned før portalen kan gjøre jobben. Når reglene er avklart, er selve portalløsningen raskt på plass.
Innlogging og roller
Vi setter opp påloggingen i selve løsningen, eller bruker den innebygde påloggingen i Docly-plattformen, med totrinnsbekreftelse. Hver leverandør ser bare sine egne data, og en administrator hos leverandøren kan legge til og fjerne egne brukere. Saksbehandlerne hos dere ser alt de trenger for å følge opp.
Leverandørportaler vi har laget
RENAS
180 innsamlere og 16 behandlingsanlegg over hele landet registrerer avfallshåndteringen de utfører i et nettbasert system vi har utviklet for RENAS. Det er innsamlerne og anleggene som leverer dataene, og systemet beregner godtgjørelsen deres direkte ut fra det de registrerer.
Les referansen
EFObasen
Varedatabase og markedsplass for elektroprodukter, utviklet i nært samarbeid med Elektroforeningen. Egne AI-moduler validerer og forbedrer produktdata.
Les referansen
Leverandørportalen er ofte én del av en større løsning. Se også medlemsportal og B2B- og forhandlerportal, eller alle portaltypene. Om å koble sammen systemene dataene skal videre til, har vi skrevet i Endelig snakker systemene dine sammen.
Vanlige spørsmål om leverandørportaler
Hva er en leverandørportal?
En leverandørportal er et innlogget område der leverandører og samarbeidspartnere leverer informasjon til dere – rapporter, produktdata, dokumentasjon eller fakturagrunnlag – i fast struktur i stedet for på e-post.
Kan portalen beregne godtgjørelser og gebyrer?
Ja. Når reglene for beregningen er avklart, kan portalen regne ut godtgjørelser, gebyrer og fakturagrunnlag direkte fra det leverandørene rapporterer. For RENAS beregner systemet godtgjørelser og håndterer myndighetsrapportering.
Kan dataene sendes videre til systemene vi har?
Som regel ja. Godkjente data kan gå rett videre til økonomi- og fagsystemene, uten at noen taster dem inn på nytt.
Hva koster en leverandørportal?
Det avhenger mest av hvor mange typer innlevering portalen skal ta imot, og hvor mye som skal kontrolleres og beregnes før dataene godkjennes. Prosjektene våre ligger fra noen titusen kroner til flere millioner – Hva koster en skreddersydd løsning? forklarer resten.
Får dere data fra leverandører på e-post i dag?
Fortell hva leverandørene sender inn, og hva dere gjør med det etterpå. Da kan vi si hvordan en leverandørportal kan ta over jobben.
Book en behovsprat →