En HMS-portal samler det som handler om helse, miljø og sikkerhet på ett sted: avviksmeldinger, tiltak, rutiner, risikovurderinger, sikkerhetsdatablader og rapporter. Den som ser noe, melder det fra mobilen der og da. Den som har ansvaret, får beskjed, følger opp og lukker saken. Mange kaller det et avvikssystem, en avviksportal eller en del av internkontrollsystemet – funksjonen er den samme.
Det som avgjør om en HMS-portal virker, er om den blir brukt der arbeidet skjer. En avviksmelding som krever PC, innlogging i tre systemer og et skjema med tjue felt, blir ikke sendt. Derfor bygger vi portalen rundt de få stegene som må være enkle, og legger resten bak for dem som følger opp.
Hva en HMS-portal brukes til
Innholdet avhenger av bransje og risikobilde. Dette er de vanligste delene.
Avviksmelding fra mobil
Bilde, posisjon og en kort beskrivelse – sendt fra byggeplassen, lageret eller bilen. Meldingen kan sendes uten å kjenne til hele systemet.
Oppfølging og tiltak
Hvert avvik får en ansvarlig, en frist og en status. Tiltak kan knyttes til avviket og følges til de er lukket.
Rutiner og instrukser
Gjeldende rutiner, prosedyrer og instrukser samlet ett sted, med versjon og hvem som har lest dem.
Sikkerhetsdatablader
Oversikt over stoffer og produkter i bruk, med datablad tilgjengelig der de trengs.
Risikovurderinger og vernerunder
Sjekklister og funn fra vernerunder registreres og blir til tiltak i samme flyt som avvikene.
Rapporter og statistikk
Antall avvik, typer, tid til lukking og gjentakende årsaker – for ledelse, verneombud og styre.
Avvikssystem for egne ansatte og underleverandører
Mange virksomheter har folk på oppdrag som ikke er ansatt: underleverandører, innleide og vikarer. De ser avvikene like godt som alle andre, men står ofte utenfor systemet. I en HMS-portal kan de få en egen, enkel inngang der de melder avvik og leser rutinene som gjelder for oppdraget – uten tilgang til resten.
Rollene styrer hvem som ser hva. Den som melder, ser sine egne meldinger. Prosjektlederen ser avvikene på sitt prosjekt. HMS-ansvarlig ser helheten. Det gjør det tryggere å melde, og lettere å finne mønstre på tvers.
Når en standard HMS-løsning holder – og når den ikke gjør det
Det finnes mange ferdige HMS- og avvikssystemer, og for en del virksomheter er et slikt system det riktige valget. Passer arbeidsflyten deres inn i det produktet er laget for, sier vi fra om det.
En skreddersydd HMS-portal lønner seg når avvikene må kobles til data fra andre systemer – prosjekter, utstyr, kjøretøy eller kunder – når underleverandører skal inn uten egne lisenser, eller når HMS er en del av en større arbeidsflyt som allerede ligger i en portal. Da kan HMS-delen bygges inn i en prosjektportal eller en ansattportal i stedet for å bli et system til ved siden av.
Fallgruver i avviksportaler
- For mange felt i meldingen. Alt som ikke må fylles ut der og da, bør kunne fylles ut av den som følger opp.
- Avvik uten eier. En melding uten ansvarlig og frist blir liggende. Portalen bør kreve at noen tar den.
- Ingen tilbakemelding. Den som meldte, bør få vite hva som skjedde. Ellers slutter folk å melde.
- Tall ingen bruker. Rapportene bør svare på spørsmålene ledelsen faktisk stiller, ikke bare telle.
Innlogging og tilgang
Vi setter opp påloggingen i selve løsningen, eller bruker den innebygde påloggingen i Docly-plattformen, med totrinnsbekreftelse. For avviksmelding kan terskelen gjøres lav, mens oppfølging, rapporter og personopplysninger ligger bak strengere tilgang. Hvordan meldinger som gjelder enkeltpersoner skal håndteres, avklarer vi med dere tidlig.
Slik bygger vi HMS-portalen
01
Kartlegging
Hvilke avvik melder dere i dag, hvem melder, og hvor stopper det opp? Vi ser på skjemaene og rutinene dere har.
02
Første versjon
Avviksmelding fra mobil, roller og oppfølging med ansvarlig og frist. Tatt i bruk på ekte avvik med én gang.
03
Bygges videre fortløpende
Rutiner, sikkerhetsdatablader, vernerunder og rapporter – i den rekkefølgen dere har mest bruk for.
04
Koblet til resten
Prosjekt-, personal- og utstyrsdata kobles på, slik at et avvik automatisk havner på riktig prosjekt og hos riktig leder.
Se også rapporteringsportal for innrapportering fra mange enheter, og alle portaltypene.
Vanlige spørsmål om HMS-portaler
Hva er forskjellen på en HMS-portal og et avvikssystem?
Et avvikssystem håndterer meldinger og oppfølging av avvik. En HMS-portal samler i tillegg rutiner, risikovurderinger, sikkerhetsdatablader og rapporter, og gir ansatte og underleverandører hver sin inngang. Avvikssystemet er ofte kjernen i en HMS-portal.
Kan avvik meldes fra mobilen?
Ja. Avviksmeldingen er laget for mobil, med bilde og en kort beskrivelse. Portalen virker i nettleseren, så det trengs ingen egen app for å komme i gang.
Kan underleverandører melde avvik uten full tilgang?
Ja. De kan få en egen rolle der de melder avvik og leser rutinene som gjelder for oppdraget, uten å se resten av systemet.
Hva koster en HMS-portal?
Antall avvikstyper og hvor mange ledd oppfølgingen går gjennom betyr mest, sammen med hvilke systemer avvikene skal knyttes til. For en HMS-portal som for andre løsninger ligger prosjektene våre fra noen titusen kroner til flere millioner – se Hva koster en skreddersydd løsning?
Vurderer dere en HMS-portal?
Fortell hvem som melder avvik og hvordan de følges opp i dag, så sier vi hva en HMS-portal bør gjøre først.
Book en behovsprat →