En rapporteringsportal er et innlogget område der mange aktører rapporterer inn til én organisasjon: mengder, hendelser, målinger, omsetning eller andre tall. Portalen samler dataene, kontrollerer dem og gjør beregningene som ellers skjer i regneark. Andre kaller det en innrapporteringsløsning eller et rapporteringssystem.
Behovet oppstår ofte i ordninger med mange deltakere – returordninger, bransjeordninger, franchisekjeder, konsern med mange selskaper, eller organisasjoner som skal rapportere videre til myndighetene. Når rapporteringen skjer på e-post og i regneark, går mye tid til purring, sammenstilling og retting av feil.
Hva en rapporteringsportal gjør
Kjernen er den samme, uansett hva som rapporteres.
Innrapportering i fast struktur
Skjema tilpasset hver type rapport, med de feltene og enhetene dere trenger – ikke fritekst i en e-post.
Kontroll ved innsending
Urimelige tall, manglende felt og avvik fra forrige periode fanges før rapporten sendes inn.
Beregninger
Godtgjørelser, gebyrer, andeler og nøkkeltall regnes ut fra de innrapporterte dataene etter deres regler.
Frister og purring
Portalen viser hvem som har levert, og sender påminnelse til dem som ikke har levert.
Rapporter til myndigheter
Lovpålagt rapportering settes sammen fra dataene, i formatet mottakeren krever.
Innsyn for den som rapporterer
Aktørene ser egne innsendinger, beregninger og historikk.
Rapporteringsportal eller leverandørportal?
En leverandørportal handler om samhandling med leverandørene: tilbud, fakturaer, dokumentasjon og produktdata. En rapporteringsportal handler om tallene – at mange aktører leverer data i samme format, at dataene er riktige, og at beregninger og rapporter kan lages uten manuelt arbeid. Ofte trenger en organisasjon begge deler, og de kan bygges på samme grunnmur.
Innlogging og roller
Vi setter opp påloggingen i selve løsningen, eller bruker den innebygde påloggingen i Docly-plattformen, med totrinnsbekreftelse. Hver aktør ser sine egne innsendinger, mens dere ser helheten.
Regler som endrer seg
Satser, beregningsregler og krav fra myndighetene endres. En rapporteringsportal bør derfor ha reglene som data, ikke som hardkodet logikk, slik at en ny sats kan legges inn uten ny utvikling – og slik at beregninger for tidligere perioder fortsatt gjøres med reglene som gjaldt da.
Et nytt rapportskjema eller en ny kobling mot økonomisystemet er i dag en kort jobb, fordi vi lager mye av koden med AI. AI kan også hjelpe i kontrollen: peke ut innsendinger som skiller seg ut, og foreslå hva som bør sjekkes.
Rapporteringsløsning vi har laget
RENAS
For RENAS har vi utviklet et nettbasert system som beregner godtgjørelser ut fra avfallshåndteringen 180 innsamlere og 16 behandlingsanlegg registrerer, og som håndterer den lovpålagte myndighetsrapporteringen. Vi har også levert nettbaserte systemer for innrapportering av grunnlag for og beregning av miljøgebyrer.
Les referansen
Slik bygger vi rapporteringsportalen
01
Kartlegging
Hvem rapporterer hva, hvilke regler gjelder, og hvilke rapporter skal ut i den andre enden?
02
Første versjon
Innlogging, ett rapportskjema med kontroll og en oversikt over innsendinger. Tas i bruk med én gang.
03
Bygges videre fortløpende
Beregninger, purring, myndighetsrapporter og kobling til økonomisystemet.
04
Drift og videreutvikling
Nye satser og regler legges inn som data, og vi overvåker at fristene og beregningene går som de skal.
Det som driver prisen i en rapporteringsportal, er beregningsreglene og antall rapporttyper – særlig når reglene endres og gamle perioder skal kunne regnes på nytt. Prosjektene våre ligger fra noen titusen kroner til flere millioner, og Hva koster en skreddersydd løsning? viser hva som trekker opp.
Se også medlemsportal og søknadsportal, eller alle typene under portaler og portalløsninger.
Vanlige spørsmål om rapporteringsportaler
Hva er en rapporteringsportal?
En rapporteringsportal er et innlogget område der mange aktører rapporterer inn data i fast struktur, og der dataene kontrolleres, beregnes og settes sammen til rapporter.
Kan rapporteringsportalen lage rapporter til myndighetene?
Ja. Lovpålagt rapportering kan settes sammen fra de innrapporterte dataene i formatet mottakeren krever.
Hva skjer når satsene eller reglene endres?
Reglene legges inn som data med gyldighetsperiode, så nye satser kan tas i bruk uten ny utvikling, og tidligere perioder beregnes med reglene som gjaldt da.
Kan aktørene rapportere fra egne systemer?
Ja. I tillegg til skjema i portalen kan data leveres som fil eller hentes automatisk fra aktørenes systemer der det er mulig.
Vurderer dere en rapporteringsportal?
Fortell hvem som rapporterer, hva som skal beregnes og hvilke rapporter som skal videre, så skisserer vi rapporteringsportalen for dere.
Book en behovsprat →