Søknadsportal og saksbehandlingsportal

Søknad, behandling, dialog og vedtak i én flyt

En søknadsportal gir søkerne ett sted å levere og følge saken sin – for tilskudd, stipend, opptak eller tillatelser – og saksbehandlerne får alt samlet og strukturert.

Les mer

Én vei inn for alle søknader

En søknadsportal er stedet søkerne leverer søknaden, laster opp vedlegg og følger saken sin. Den kalles også søknadsløsning eller saksbehandlingsportal.

Tilskudd, stipend, opptak, tillatelser eller interne søknader – felles er at søknaden kommer inn komplett, og at søker og saksbehandler ser samme status.

Mobil med sjekkliste der to punkter er fullført

En søknadsportal søkerne klarer selv

Skjemaet tilpasser seg søknadstypen og kan ikke sendes før det obligatoriske er fylt ut. Utkast lagres, så søknaden kan fullføres en annen dag.

Søkeren ser status, svarer på spørsmål fra saksbehandler og finner tidligere vedtak. Det er denne selvbetjeningen som fjerner purringene.

Arbeidsflyt med steg og piler mellom dem

Saksbehandling i én flyt

Søknadene fordeles etter regler dere bestemmer. Vurdering, kommentarer, dialog med søker og vedtak skjer i samme løsning, og alt er sporbart.

Skal flere vurdere samme søknad, samler saksbehandlingsportalen vurderingene side om side, med godkjenning i så mange ledd som prosessen krever.

Lås som fordeler brukere til ulike roller

Roller og identifisering

Søkeren ser sine egne saker, saksbehandleren sakene som er fordelt til henne eller ham, og ledere ser helheten. Hvilke krav som gjelder til identifisering av søkerne, avklarer vi i hvert prosjekt.

Innloggingen setter vi opp i selve løsningen, eller vi bruker den innebygde påloggingen i Docly-plattformen, med totrinnsbekreftelse.

Portalen koblet til økonomisystem og andre systemer

Vedtaket går videre av seg selv

Når et tilskudd er innvilget, kan utbetalingen sendes rett til økonomisystemet. Opplysninger om søkere og tidligere tildelinger hentes fra systemene dere bruker.

Slike koblinger lager vi i stor grad med AI, og de kan stå klar på dager. Er innrapportering etter tildeling hovedsaken, se rapporteringsportal.

Klikkbar prototype med skjermer og musepeker

Prototype først – test søknadsflyten

Vi starter med en klikkbar prototype av søknaden og saksbehandlervisningen. Dere kan klikke dere gjennom både som søker og som saksbehandler, og peke på det som mangler.

Deretter tas én søknadstype i bruk, og flere kommer til fortløpende. Se hvordan vi går fra prototype til plattform.

Vanlige spørsmål om søknadsportaler

Hva er en søknadsportal?

Et innlogget område der søkere leverer søknader og dokumentasjon og følger saken sin, koblet til en saksbehandlingsløsning der søknadene vurderes og vedtak fattes.

Kan søknadsportalen brukes til innrapportering?

Ja. Innrapportering er samme flyt: noen leverer data eller dokumentasjon i et fast format, og andre kontrollerer og følger opp. Portalen kan minne om frister og vise hva som mangler.

Kan flere saksbehandlere vurdere samme søknad?

Ja. Portalen kan fordele søknaden til flere, samle vurderingene og vise dem samlet før vedtak.

Hva koster en søknadsportal?

Antall søknadstyper, hvor mange ledd vurderingen går gjennom og hvilke systemer portalen kobles til, avgjør mest. Prosjektene våre spenner fra noen titusen kroner til flere millioner – se Hva koster en skreddersydd løsning?