En søknadsportal er et innlogget område der søkere leverer søknader, laster opp dokumentasjon og følger saken sin, mens saksbehandlerne behandler den på den andre siden. Den kan også hete søknadsløsning eller saksbehandlingsportal. Felles er at søknaden kommer inn strukturert, og at alle ser samme status.
Mange søknadsprosesser går i dag på PDF-skjema, e-post og regneark. Det gir ufullstendige søknader, mye purring og liten oversikt. En søknadsportal flytter hele løpet inn i én flyt – fra søknad og vurdering til dialog og vedtak.
Hvem trenger en søknadsportal?
Behovet finnes både i offentlig og privat sektor, overalt der noen søker om noe og andre skal vurdere det.
Tilskudd og stipend
Stiftelser, fond, kommuner og organisasjoner som fordeler midler, med søknadsfrister, vurdering og rapportering etterpå.
Opptak og påmelding
Kurs, utdanning og program der søkerne vurderes, rangeres og får svar. For kurs og arrangementer, se påmeldingsportal.
Tillatelser og godkjenninger
Søknader som krever dokumentasjon, kontroll og et formelt vedtak.
Innrapportering
Periodisk rapportering fra medlemmer, partnere eller tilskuddsmottakere, med kontroll og oppfølging av det som mangler. Er rapporteringen hovedsaken, se rapporteringsportal.
Interne søknader
Søknader fra ansatte om permisjon, utdanningsstøtte eller innkjøp, med godkjenning i flere ledd.
Klager og henvendelser
Saker som skal registreres, fordeles, besvares og kunne dokumenteres i ettertid.
Hva søknadsportalen gjør for søkeren
- Skjema som tilpasser seg søknadstypen, og som ikke kan sendes inn før det obligatoriske er fylt ut
- Opplasting av vedlegg og dokumentasjon
- Lagring av utkast, slik at søknaden kan fullføres senere
- Status på saken og dialog med saksbehandler i portalen
- Oversikt over tidligere søknader, vedtak og rapporteringsplikter
Det er denne selvbetjeningen som fjerner purringene. Når søknaden er komplett ved innsending og søkeren selv ser status, faller mange av henvendelsene bort.
Hva saksbehandlingsportalen gjør for dere
På den andre siden får saksbehandlerne søknadene inn strukturert, fordelt etter regler dere bestemmer. Vurdering, kommentarer, dialog med søker og vedtak skjer i samme løsning, og alt blir sporbart. Der flere skal vurdere samme søknad, kan portalen samle vurderingene og vise dem side om side.
Reglene for fordeling, frister, godkjenning i flere ledd og hva som skal skje etter et vedtak er forretningsregler dere allerede har. Når de er skrevet ned, er selve arbeidsflyten raskt på plass. Data kan hentes fra og sendes til systemene dere bruker, for eksempel økonomisystemet når et tilskudd skal utbetales. Les mer i Endelig snakker systemene dine sammen.
Innlogging og identifisering
Vi setter opp påloggingen i selve løsningen, eller bruker den innebygde påloggingen i Docly-plattformen, med totrinnsbekreftelse. Hvilke krav som gjelder til identifisering av søkerne, avklarer vi i hvert prosjekt, fordi det avhenger av hva det søkes om og hvem som søker.
Rollene avgjør hvem som ser hva: søkeren ser sine egne saker, saksbehandleren ser sakene som er fordelt til henne eller ham, og ledere ser helheten.
Samme byggeklosser som de andre portalene våre
En søknadsportal består av det samme som de andre portalene vi lager: innlogging, roller, skjema, arbeidsflyt og integrasjon mot systemene dere har. Det er kombinasjonen og reglene som gjør den til en søknadsløsning. Se for eksempel medlemsportal og leverandørportal, eller alle portaltypene.
Slik bygger vi søknadsportalen
01
Kartlegging av prosessen
Hvem søker om hva, hva må være med, hvem vurderer, og hva skjer etter vedtak?
02
Første versjon
Søknadsskjema, innlogging, status og saksbehandlervisning for én søknadstype. Den tas i bruk med én gang.
03
Bygges videre fortløpende
Flere søknadstyper, vurdering i flere ledd, rapportering og integrasjoner, i den rekkefølgen bruken viser.
04
Drift og videreutvikling
Nye utlysninger og endrede regler legger dere inn selv, og vi holder plattformen oppdatert.
Hva koster en søknadsportal?
Prisen avhenger av hvor mange søknadstyper portalen skal håndtere, hvor mange ledd vurderingen går gjennom, og hvilke systemer den skal kobles til. Søknadsportalene vi kan lage, spenner fra noen titusen kroner til flere millioner, og det meste av forskjellen ligger i vurderingsflyten – se Hva koster en skreddersydd løsning?
Vanlige spørsmål om søknadsportaler
Hva er en søknadsportal?
Et innlogget område der søkere leverer søknader og dokumentasjon og følger saken sin, koblet til en saksbehandlingsløsning der søknadene vurderes og vedtak fattes.
Kan søknadsportalen brukes til innrapportering?
Ja. Innrapportering er samme flyt: noen leverer data eller dokumentasjon i et fast format, og andre kontrollerer og følger opp. Portalen kan minne om frister og vise hva som mangler.
Kan flere saksbehandlere vurdere samme søknad?
Ja. Portalen kan fordele søknaden til flere, samle vurderingene og vise dem samlet før vedtak, med godkjenning i så mange ledd som prosessen krever.
Hvordan identifiseres søkerne?
Kravene til identifisering avklares i hvert prosjekt, ut fra hva det søkes om og hvem som søker. Se avsnittet om innlogging over.
Vurderer dere en søknadsportal?
Fortell hva det søkes om, hvem som vurderer søknadene og hva som skjer etter vedtak, så foreslår vi en første søknadsportal.
Book en behovsprat →