Dokumentportal og datarom

Sikker dokumentdeling med kunder, revisorer og rådgivere

Sikker dokumentdeling med kunder, revisorer og rådgivere: I en dokumentportal eller et datarom styres tilgangen per dokument, og loggen viser hvem som har sett hva. Dokumentene hentes fra systemene dere har.

Les mer

Dokumentportal og datarom – deling med kontroll

En dokumentportal er et innlogget område der dere deler dokumenter med kunder, revisorer, rådgivere eller styret. Gjelder delingen en avgrenset prosess, som et oppkjøp eller en anbudsrunde, kalles det ofte et datarom.

Hver bruker ser nøyaktig de dokumentene som gjelder dem – ikke vedlegg i e-post og åpne lenker.

Én innlogging som gir ulike roller tilgang til ulike mapper

Tilgang per dokument, mappe og rolle

En revisor ser regnskapsmappene, en kunde ser sine egne avtaler, og styret ser styredokumentene. Tilgangen kan gis med utløpsdato og trekkes tilbake når oppdraget er ferdig.

Innloggingen setter vi opp i selve løsningen, eller vi bruker den innebygde påloggingen i Docly-plattformen, med totrinnsbekreftelse.

Oversikt over aktivitet i dokumentportalen

Logg over hvem som har sett hva

Portalen registrerer hvem som har åpnet og lastet ned hvilke dokumenter, og når. Det gir oversikt i oppfølgingen og dokumentasjon i etterkant.

Nye versjoner erstatter de gamle uten at lenkene brytes, og brukerne kan få beskjed når noe nytt er lagt ut.

Arbeidsflyt fra opplasting til signering

Opplasting, spørsmål og signering i samme flyt

Motparten laster opp det dere ber om, rett i riktig mappe. I et datarom kan de stille spørsmål til dokumentene, og svarene samles for alle med tilgang.

Signering kan bygges inn, slik at en avtale deles, godkjennes og arkiveres uten å forlate portalen.

Dokumentportalen koblet til arkiv og fagsystemer

Hentet fra arkivet dere har

Dokumentene ligger ofte allerede i et arkiv, et saksbehandlingssystem eller et fagsystem. Portalen henter dem derfra, og det motparten laster opp, havner tilbake i riktig arkiv.

Koblingen lager vi i stor grad med AI, og den står gjerne klar på dager.

Klikkbar prototype med skjermer og musepeker

Prototype først – se datarommet før det bygges

Vi lager en klikkbar prototype av dokumentportalen, med mappene og rollene deres. Den kan dere se, klikke gjennom og drøfte videre fra før noe annet bygges.

Deretter tas portalen i bruk tidlig og utvides fortløpende. Les om hvordan en prototype blir til en plattform i drift.

Vanlige spørsmål om dokumentportaler

Hva er et datarom?

Et avgrenset rom for én prosess, der all aktivitet logges og tilgangen stenges når prosessen er ferdig. En dokumentportal er gjerne varig og følger kundeforholdet.

Hvorfor ikke bare dele dokumenter på e-post eller med delte lenker?

Fordi dere mister oversikten over hvem som har hvilken versjon, og hvem som har sett den. Portalen gir tilgang per bruker, logg over aktivitet og mulighet til å stenge tilgangen.

Kan vi se hvem som har åpnet et dokument?

Ja. Portalen logger hvem som har åpnet og lastet ned hvert dokument, og når. Loggen kan vises i portalen eller hentes ut.

Hva koster en dokumentportal?

Antall roller, kravene til logging og koblingen mot arkivet betyr mest. En dokumentportal ligger i samme spenn som prosjektene våre ellers, fra noen titusen kroner til flere millioner. Se Hva koster en skreddersydd løsning?