En dokumentportal er et innlogget område der dere deler dokumenter med folk utenfor virksomheten – kunder, revisorer, rådgivere, styremedlemmer eller en motpart i en transaksjon. I stedet for vedlegg i e-post og delte lenker uten kontroll, får hver bruker tilgang til nøyaktig de dokumentene som gjelder dem. Når dokumentdelingen gjelder en avgrenset prosess, som et oppkjøp eller en anbudsrunde, kalles det ofte et datarom.
Vi bygger dokumentportalen rundt dokumentene og prosessene deres, og henter dokumentene fra systemene der de allerede ligger. Da slipper dere å kopiere filer til enda et sted, og brukerne ser alltid siste versjon.
Hva en dokumentportal gjør
Kjernen er kontroll: hvem får se hva, og hva har de sett. Typiske funksjoner:
Tilgang per dokument og mappe
Rettigheter styres per bruker, rolle eller virksomhet. En revisor ser regnskapsmappene, en kunde ser sine egne avtaler.
Logg over hvem som har sett hva
Portalen registrerer hvem som har åpnet og lastet ned hvilke dokumenter, og når. Nyttig både for oppfølging og for dokumentasjon.
Versjoner og varsler
Nye versjoner erstatter de gamle uten at lenker brytes, og brukerne kan varsles når noe nytt er lagt ut.
Opplasting fra motparten
Kunder og rådgivere kan laste opp dokumenter dere ber om, i riktig mappe, i stedet for å sende dem på e-post.
Spørsmål og svar
I et datarom kan motparten stille spørsmål knyttet til dokumentene, og svarene samles ett sted for alle med tilgang.
Signering
Signering av avtaler kan bygges inn, slik at dokumentet deles, godkjennes og arkiveres i samme flyt.
Dokumentportal eller datarom?
En dokumentportal er gjerne permanent: kundene har tilgang til avtaler, rapporter og dokumentasjon så lenge kundeforholdet varer. Et datarom er knyttet til en prosess med start og slutt – en due diligence, en anbudskonkurranse, et styrearbeid – og stenges eller arkiveres når prosessen er ferdig.
Behovene overlapper, og samme løsning kan dekke begge. Skal dokumentene deles med eiere og investorer, se investorportal. Er dokumentdelingen en del av et større kundeforhold med ordre og fakturaer, se kundeportal.
Sikkerhet i dokumentdelingen
Vi setter opp påloggingen i selve løsningen, eller bruker den innebygde påloggingen i Docly-plattformen, med totrinnsbekreftelse. Dokumentene deles aldri som åpne lenker, og tilgangen kan trekkes tilbake når et oppdrag eller en prosess er avsluttet.
Den vanligste fallgruven er ikke teknisk, men organisatorisk: ingen rydder i tilgangene. Vi anbefaler at tilgang gis med utløpsdato der det er naturlig, og at portalen viser hvem som har tilgang til hva, slik at det er enkelt å holde oversikten.
Koblet til der dokumentene ligger
Dokumentene ligger ofte allerede i et arkiv, et saksbehandlingssystem eller et fagsystem. Portalen henter dem derfra i stedet for at noen laster dem opp på nytt, og det motparten laster opp, havner tilbake i riktig arkiv. Se Endelig snakker systemene dine sammen.
Slik bygger vi dokumentportalen
01
Kartlegging
Hvem skal ha tilgang til hva, hvor ligger dokumentene i dag, og hvilke krav gjelder for logging og oppbevaring?
02
Første versjon
Innlogging, tilgangsstyring og deling av dokumentene som skaper mest e-post i dag, tatt i bruk med én gang.
03
Integrasjoner
Dokumenter hentes fra arkiv og fagsystemer, og opplastinger fra motparten havner der de skal.
04
Videreutvikling
Spørsmål og svar, signering og aktivitetsrapporter kommer til når de første motpartene har tatt portalen i bruk.
Hva koster en dokumentportal?
Det som koster i en dokumentportal, er tilgangsmodellen – hvem som får se hvilke dokumenter, hvor lenge, og hvor detaljert loggen skal være – og om signering eller spørsmål og svar skal inn. Prosjektene våre spenner fra noen titusen kroner til flere millioner, og etter en behovsprat får dere et anslag for deres oppsett.
Deler dere også rapporter med eiere eller styre, se investorportal. Resten av typene står under portaler og portalløsninger.
Vanlige spørsmål om dokumentportaler
Hva er et datarom?
Et avgrenset rom for én prosess, der all aktivitet logges og tilgangen stenges når prosessen er ferdig. Forskjellen fra en varig dokumentportal er beskrevet over.
Hvorfor ikke bare dele dokumenter på e-post eller med delte lenker?
Fordi dere mister kontrollen over hvem som har hvilken versjon, og hvem som har sett den. En dokumentportal gir tilgang per bruker, logg over aktivitet og mulighet til å trekke tilgangen tilbake.
Kan vi se hvem som har åpnet et dokument?
Ja. Portalen kan logge hvem som har åpnet og lastet ned hvert dokument, og når. Loggen kan vises i portalen eller eksporteres.
Kan dokumentportalen hente dokumenter fra systemene vi har?
Ja, i de fleste tilfeller. Koblingen mot arkivet lager vi i stor grad med AI, og den er gjerne ferdig på dager.
Vurderer dere en dokumentportal?
Fortell hvem dere deler dokumenter med, hvor de ligger i dag og om behovet er varig eller knyttet til én prosess.
Book en behovsprat →